Sistema Fluxus - Justiça Federal

Fluxus ADM - Tramitação de documentos

Fluindo informação na Justiça Federal

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O projeto

Problematização

Objetivos

Justificativa

Dada a necessidade de gerenciar com agilidade e precisão a área administrativa da Justiça Federal da 5a. Região, e considerando as tendências tecnológicas voltadas para este fim, foi de fundamental importância a implementação de meios eletrônicos visando facilitar as ações de geração, controle, armazenamento, compartilhamento e recuperação do relacionado patrimônio documental na instituição (processos e documentos administrativos).

Os sistemas de trâmite administrativo até então existentes na área pública, apesar dos esforços de melhoria, ainda eram deficientes na
na ênfase da gestão de documentos e processos administrativos eletrônicos, focando essencialmente no controle de fases e localização de informações em meio físico.

Em decorrência da carência de opções disponíveis no âmbito governamental, a iniciativa de criação do Sistema Fluxus tem como foco estabelecer um conjunto integrado de ferramentas eletrônicas voltadas para a tramitação física e virtual de documentos, utilizando os conceitos vigentes de Workflow, e a gestão eletrônica de documentos.

Metodologia

Termo de abertura

Autorização formalmente do projeto. Concede ao gerente a autoridade para utilizar os recursos da organização na execução das atividades do projeto.

O desenvolvimento do Sistema Fluxus foi autorizado e apoiado pelas Direções tanto da Seção Judiciário do Ceará como do Tribunal Regional Federal da 5a. Região da Justiça Federal.

Levantamentos de dados

O levantamento de requisitos está presente no início do ciclo de vida de software, numa fase em que os responsáveis pelo desenho do sistema estão a adquirir toda a informação necessária, para garantir que o produto em questão satisfaça quem o vai consumir. O levantamento é efetuado através do contato com pessoas que se inserem no meio onde o projeto decorre, sendo empregadas diversas técnicas.

Nesse momento foi realizado o planejamento e levantamento das necessidades dos usuários através de técnicas de observação pessoal, entrevistas individuais, brainstorming e pesquisas de softwares semelhantes.

Desenho do projeto

Elaboração de dicionário de dados

Especificação de lógica de processos
Projeto de entrada e saída de dados

A saída de um processo geralmente é a entrada para outro. Dentro de cada processo, as ferramentas e técnicas usadas em um processo orientam e influenciam a sua saída. Uma saída com falhas pode comprometer a entrada de processos dependentes.

Projeto da base de dados
Engenharia do sistema
Teste do sistema

Traz a garantia de que o sistema desenvolvido satisfaz as exigências definidas, utilizando vários tipos de teste.

O processo de teste de software é voltado para o alcance de um nível de qualidade de produto, que durante o processo de seu desenvolvimento muda conforme avanço das atividades - requisitos, protótipos, modelo de dados lógico, modelo de dados físico, código-fonte e módulos funcionais.

Uma equipe exclusiva é responsável pelas várias fases de testes às quais são submetidos todos os novos módulos e funcionalidades do Sistema, através da utilização de consagradas técnicas de avaliação de software.

Dos principais testes podemos citar:

Documentação do sistema

Uma ampla documentação foi elaborada tanto para o processo de desenvolvimento do Sistema, bem como para a sua utilização, envolvendo todas as fases do desenvolvimento desde a concepção até a implantação final.

Para a documentação dos processos (projeto e desenvolvimento) foram utilizados diversos artefatos derivados dos principais padrões internacionais de gerência de projetos (PMBOK e ISO/IEC 12207) e das mais recomendadas metologias de Engenharia de Software (Estrutura e Orientada a Objetos).

A documentação do produto contempla a elaboração do Manual do Sistema (objetivos, descrição, conceitos, diagramas, controle de segurança e acesso, lógica, fluxos, procedimentos, programas, etc.), bem como o Manual do Usuário, vídeo-aulas, FAQ e ajuda on-line.

Implantação do sistema

O processo de implantação está composto de etapas que contemplam ações na área de infra-estrutura e na área de negócios. As ações ligadas a esta última demandam um forte envolvimento de todos os servidores da área administrativa de cada órgão implantador, em especial os gerentes, e são decisivas para garantir os prazos previstos para a implantação.

No primeiro momento da implantação são virtualizados os processos de menor complexidade, seguidos daqueles de complexidade mediana. Os processos mais complexos são aqueles que devem utilizar a tecnologia da Certificação Digital para garantir a sua validade jurídica e serão virtualizados somente na etapa final.

A implantação do sistema é feita junto a um treinamento por área. Constantemente são realizadas melhorias com acréscimos de novas características identificadas pelos usuários.

Resultados esperados

100% dos processos administrativos virtualizados em um período estimado de 2 anos.

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