Sistema Fluxus - Justiça Federal

Fluxus ADM - Tramitação de documentos

Fluindo informação na Justiça Federal

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Benefícios

O benefício visualmente mais perceptível é a redução do volume de papéis que a virtualização dos documentos e processos proporcionou às mesas e estantes da instituição, contribuindo para a organização do ambiente de trabalho e aumentando a agilidade em seu manuseio.

Antes

Processos Físicos
Processos Físicos
Processos Físicos
Processos Físicos
Processos Físicos
Processos Físicos

Depois

Processos Virtuais
Processos Virtuais
Processos Virtuais

Além da organização e facilitação do trabalho, a utilização do Sistema Fluxus traz muitos outros benefícios, como pode ser visto a seguir.

Clique em cada benefício para ver mais detalhes sobre ele:

Acesso via Internet
O Sistema pode ser utilizado de forma segura a partir de qualquer ponto com acesso à Internet, expandindo assim os conceitos de virtualização e independência de localização física.
Agilidade no trâmite
A entrega de processos e documentos tornou-se "on-line" com a virtualização. Alguns trâmites que demoravam dias para se concretizar, pois dependiam do envio dos autos através de malote ou transporte institucional para Seccionais fisicamente distantes, passaram a se realizar em minutos, a critério das partes envolvidas.
Apensamento de P.A.'s
Processos podem ser apensados a outros e assim serem movimentados e trabalhados em conjunto enquanto for necessário e útil para a organização.
Controle de processos e documentos físicos
Acompanhamento dos processos e documentos administrativos que tramitam ainda em meio físico por algum impedimento jurídico. Mesmo nesses casos, o livro de protocolo foi extinto, pois o próprio sistema gera recibo de entrega.
Controle de processos e documentos eletrônicos
Através da utilização de ferramentas de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) foram implementados meios para facilitar as ações de geração, controle, armazenamento, compartilhamento e recuperação das informações existentes em processos e documentos eletrônicos. Com isso a organização ganhou mais agilidade e segurança ao melhor preservar e gerir o seu patrimônio documental.
Envio de mensagens SMS
O Sistema oferece suporte para comunicação através de torpedos SMS para celulares de qualquer operadora. Esta funcionalidade permite que avisos urgentes, sinalizações de documentos a serem assinados, expedição de portarias etc, possam ser avisados ao usuário interessado com mais rapidez e garantia.
Extensibilidade
O Fluxus permite a criação de interfaces gráficas de entrada e saída, que se acoplam automaticamente ao núcleo central através de base de dados ou XML.
Flexibilização das pesquisas
O sistema dispõe de um construtor que possibilita uma quantidade inestimável de formas de pesquisa, através da combinação extremamente flexível dos mais variados filtros definíveis pelo próprio usuário.
Integração com o scanner
Documentos podem ser escaneados diretamente pelo Sistema Fluxus, sem a intervenção de outro programa de escaneamento. Scanners que tenham alimentador automático possibilitam que documentos com mais de uma página possam ser escaneados de uma só vez, gerando apenas um arquivo .PDF de várias páginas.
Juntada virtual de documentos
Arquivos de documentos nos formatos .doc, .gif, .jpg, .pdf, .rtf, .txt, .xls podem ser anexados aos processos virtuais sem a necessidade de se estar com a posse dos mesmos, ou seja, através de um simples comando, o documento desejado irá para dentro do processo onde quer que ele esteja.
Maior detalhamento das movimentações
Todo o expediente administrativo é registrado e disponibilizado para acompanhamento, em conveniência com os princípios da publicidade do processo administrativo. Através de módulo específico, os gestores podem ter uma visão geral do trâmite administrativo da instituição, podendo levantar de forma instantânea quantos processos e documentos estão ativos, onde se encontram e o tempo de permanência em cada seção por onde tramitou. Todas as ações no sistema são registradas em logs de eventos, o que garante a sua auditabilidade.
Redução de custos
Observa-se uma gradual redução de custos com relação a materiais de consumo e serviços, conforme se implementa a virtualização de processos e documentos: capa de processo, papel para impressão, tinta de impressora, tarifas de malote, gastos com transporte, etc.
Facilitação da gestão das unidades administrativas
A virtualização da tramitação dos processos e documentos permite que se tenha um controle bem maior quanto ao andamento do processo administrativo, seja em relação a sua localização atual como em relação aos prazos do mesmo, além de outras vantagens como obter relatório das movimentações. O registro de cada etapa permite que se tenha informações bem mais detalhadas e precisas.
Contribuição com o meio ambiente
Com a redução do uso de papéis, deve-se considerar além do aspecto econômico, também a contribuição ambiental em decorrência da redução da extração de insumos do meio ambiente (várias árvores serão poupadas no decorrer de anos ao se reduzir o uso de papel).
Relatórios
O sistema disponibiliza uma série de relatórios para todos os módulos existentes, além de um construtor para os módulos principais de requerimentos, documentos, processos e portarias, através do qual o próprio usuário, de forma bastante simples, pode selecionar os campos, a ordenação, o agrupamento das informações e os critérios de seleção desejáveis.
Segurança e alta disponibilidade
Para garantir uma alta disponibilidade, adotaram-se tecnologias robustas e escaláveis tanto em software como em hardware. Todas as informações encontram-se armazenadas em "storages" com alta performance e vários níveis de redundância. Além disso, também está implementada cópia de segurança "on-line" e horária.

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